社有車の管理方法について・・・

こんな問い合わせがりました・・・

Q、最近、社有車の管理を見ていて数値に異常が見られ、どうしていこうかと悩んでおります。
当社では営業に支給している社有車の運行記録を開始したので、早速データの集計を行いました。
横目で見るつもりはございませんが、月200時間の走行時間や走行距離10,000km超えと驚異的な数値に愕然とし、これは業務だけの使用ではないとみております。
もちろん、必死に回ってそれなりの結果が出ていればまだいいのですが、運転時間が長ければ長い方ほど、売上の数字は悪い始末で・・・
運転時間を減らしなさいという指導をしても営業活動には必要だと反発することが想定されます。
指導の仕方についてアイデアありましたら教えてください。

A、なかなか難しい問題です。さじ加減が大切となってきます。
まず細かなところを確実にやっていくことです。
運行日報は毎日必ず書かせることです。
・距離計の始業時と帰着時の数字
・始業-訪問先-帰着の時間と訪問先名
出発時「20.050」
帰社時「20.650」
本日の走行距離「100キロ」(差し引き)
このように毎日の運行記録は必須です。上司が出張中とかでない限りは、その日のうちに本人が判を押して上司に提出し、上司にサインをもらうようにします。
直行や直帰などで車を乗って帰る必要があるなら原則事前に上司へ申請させる。ガソリンスタンドは営業所の近くと契約して原則としてそこでだけ給油する。※出張等で必要なときは別ですが・・・
給油した場合には運行日報とスタンドの給油票をセットで提出させる。運行記録と給油票がセットであれば少なくとも合理的な範囲で給油されているかどうかチェックできます。
また、管理が適正にされていれば不正などそうそう起こせるものではありません。不正が横行している状態であるならまず露見する可能性を示唆し、万が一でも露見した場合にはどのような処分を受けるかを明確にすることが必要です。

給油もカードは会社で1～２枚です。
それを総務部が管理し必要な人に都度渡して給油後返却させます。
できれば給油スタンドも原則この店舗というところを決めておきます。

ただし、あまりにも厳しくすると、営業自体いかなくなりますのでそこは現場判断で。

次のような対処法もあります。
・GPSを導入して常に所在地確認が出来るようにしてはどうでしょう。（常に監視していなくとも抑制になると思います。）
・やむなく自宅まで乗っていた場合報告書の提出の義務化。過度の義務違反の場合は賞与査定減点。
・ガソリンカードは提携ガススタンドで登録車以外の給油を止めて貰うように契約してはどうでしょう。
・指定ガソリンスタンド以外の給油に関しては一切自腹扱いにすれば良いのでは公私混同も減るのではないでしょうか？
・タコグラフを設置する。そして日報にその日の終わりのオドメーターの距離を書いていました。
これで随分チェックできるのではないでしょうか？

規制を強化することと営業マンとの対話により少しずつ改善を図っていくことが大切です。
いきなり大きく変えてしまうと、その弊害も予想されますので。